Jeg vil gætte på, at de fleste, der på den ene eller anden måde har været i berøring med det offentliges administration, har haft en god fornemmelse af, at noget kunne gøres mere effektivt, og at de danske skatteyderes penge måske blev brugt på en måde, der ikke helt var pengene værd. Ikke uden rimelighed har mange regeringstiltag gået ud på, at der skulle spares i det offentlige.
Imidlertid har beskæringer af budgetter ikke automatisk den effekt, at man bliver mere effektiv. Afdelingens ansatte bliver enten mere stressede, eller de når ikke at udføre afdelingens funktion.
Årsagen til den manglende effektivitetsforbedring mener jeg at have iagttaget flere steder i kraft af mit arbejde med den slags, både i det private og i det offentlige.
Problemet er i princippet ganske enkelt, nemlig at effektivitetsforbedring kræver en fokuseret indsats. Hvis ikke der afsættes eksplicitte ressourcer til at forbedre effektiviteten, sker der ikke nogen effektivitetsforbedring. De folk i afdelingen, der eventuelt kunne have arbejdet på at forbedre effektiviteten, får bestemt ikke mere tid til effektivitetsforøgelse, hvis de bliver udsat for besparelser. Lad mig tage et tænkt eksempel, som ganske vist er forsimplet, men dog ikke helt ved siden af, idet jeg har set lignende (og værre) eksempler i både privat og offentlig regi:
I Nørre Ubehages afdeling for ældrepleje er der ansat ti hjemmehjælpere i det ene af en række pleje-hold. For at koordinere indsatsen af holdet, afholder gruppen hver mandag et møde, hvor de uddeler pleje-opgaverne for resten af ugen. Mødet tager typisk hele formiddagen, idet gruppen aftaler med hinanden, hvem der tager hvilke opgaver.
Holdet får nu besked på, at de skal spare ca. en person.
Det kræver naturligvis ikke nogen større fantasi at regne ud, at der kan spares næsten fem hele persondage på at lade koordineringen blive foretaget af én person, der efterfølgende kommunikerer planen til resten af gruppen. Personen kan måske lægge planen om fredagen, så holdets øvrige personer har den om mandagen. Besparelsen er gennemført.
Det er bare ikke så nemt, som det lyder. Planlægningen kan nemlig ikke foretages om fredagen, idet den afhænger af informationer, som en helt anden afdeling først har parat til gruppen mandag formiddag. Og hvis gruppens egne folk kommer hjem senere om eftermiddagen, fordi de får fri mandag formiddag, når de ikke at færdiggøre rapporterne for en anden afdeling, der dermed også bliver forsinket i sit arbejde.
Holdet er stort set er så effektivt, som det kan blive, i hvert fald inden for de rammer, holdet må indrette sig efter. Selv om der tydeligvis kan spares, kan holdet ikke selv gennemføre de ændringer, der er nødvendige. Alle afdelingerne i Nørre Ubehages socialforvaltning har en række arbejdsprocesser, som de følger, og disse arbejdsprocesser griber ind i hinanden. Hver især arbejder afdelingerne så effektivt efter disse arbejdsprocesser, som de kan.
Besparelser kræver, at arbejdsprocesserne identificeres og ændres på en måde, så afhængighederne mellem dem kan facilitere en effektivisering af processerne. Dette er en kompetence, som man ikke kan forvente, at enhver gruppe i en offentlig eller privat virksomhed besidder. Selv personer, der er specialiserede i sådanne opgaver, betragter det som en udfordring.
Alt dette ved vores hold af hjemmehjælpere ikke, og det ville nok heller ikke hjælpe på deres situation, hvis de gjorde. Deres mandagsmøde er ikke en kaffeklub, der kan spares væk, for hvis de dropper mødet, er resten af ugens arbejde ukoordineret. De har svært nok ved at nå deres arbejde allerede. Selv hvis de havde kompetencerne til at identificere og optimere arbejdsprocesser på tværs af faggrupper og afdelinger, ville de umuligt kunne afsætte en person i nogle måneder til det - og da slet ikke, når personen allerede var sparet væk, så de øvrige personer nu må løbe hurtigere.
Effektivisering foregår gennem investering, ikke gennem besparelser. Det er nødvendigt at tilføje midler til den gruppe, der skal spares på, før der kan spares. Flere penge i budgettet er dog ikke hele svaret: Hvis holdet får flere penge, vil de måske kunne servicere flere ældre medborgere eller få bedre tid til de enkelte klienter, men de vil næppe blive mere effektive, netop fordi de allerede er så effektive, som de kan blive inde for deres spillerum.
Udfordringen er at tilføre de rigtige midler i form af personer med de nødvendige kompetencer og (helst) beføjelser. Det kræver, at man er villig til at betale for effektiviseringen, både i form af ressourcer til konsulenter med effektiviseringskompetencer, men også i form af vikariater for de erfarne medarbejdere, som konsulenterne kommer til at gøre brug af.
Det vil sikkert koste mange penge at gennemføre sådan en effektivisering, men det er langt dyrere bare at spare!
Leave a comment